Shoutism : '샤우트 커뮤니케이션즈 코리아' 이야기

 # 원래 본 글은 지난 2007년 어느 날, 불현듯 샤우트 코리아 자체 홍보가 필요하다는 생각에 샤우트의 강점(?)인 이메일 커뮤니케이션을 주제로 하여 Economic Review에 Jessica 사장님 기명기고로 사용한 글입니다.

Economic Review

Management |능력 있는 CEO의 이메일 경영법

http://news.naver.com/main/read.nhn?mode=LSD&mid=sec&sid1=101&oid=093&aid=0000005570

똑 같은 이메일 커뮤니케이션이란 주제를 다루고 있긴 하지만, 위 CEO들을 대상으로 한 이메일 커뮤니케이션 글을, 2009년 기축년 새해를 맞이하여 [허슬부루쓰]의 샤우트에서 이메일로 살아남기!!!란 주제로 재탄생 시키고자 합니다.

안녕하세요^^

이메일 서바이벌 허슬부루쓰입니다.

100번 강조해도 모자람이 없지만, SHOUT에서 살아남기 위해서는 무엇보다 먼저 이메일 커뮤니케이션의 강자가 되어야 합니다. 저를 비롯해서 SHOUT에 입사하면, 가장 먼저 하는 것이 이메일 세팅, 이메일 작성법, 이메일 관리법, 이메일 커뮤니케이션 등등 Email World 속에서는 배울 것이 한두 가지가 아닙니다. 아마 당신이 대면 커뮤니케이션에 익숙한 조직에 있다가, SHOUT에 합류하면서 “이거 이메일이야? 메신저야?”라며 당황했을지도 모릅니다. 특히 대부분의 국내 기업들은 글로벌 기업과 달리 이메일 보다는 전화나 말 등과 같은 1차원적인 커뮤니케이션 수단에 익숙하기에 이메일 커뮤니케이션에 서투른 경우가 많습니다.

아직도 이메일 전쟁 속에서 생존(?) 중인 허슬부루쓰 만의 노하우 전격 공개… 라고 하긴 뭐하지만, 그나마 아직까지 이메일 전쟁 속에서 살아 있는 것 보면, 나름대로 노하우가 있지 않을까 싶네요. 시작하기에 앞서, 먼저 이메일 커뮤니케이션/관리에 정답은 없습니다. 당신의 스타일을 반영한 이메일 커뮤니케이션/관리(물론, SHOUT 이메일 커뮤니케이션 양식에서 벗어나지 않는 ^^;)가 가장 최고의 효율적인 방법임을 명심하시기 바랍니다.

이메일 커뮤니케이션/관리

SHOUT의 공식 이메일 국영문 작성법에 대해서는 모두 익히 아시는 바, 바로 전략적인 이메일 커뮤니케이션 방법에 대해서 설명 드리겠습니다.

1)       이메일, 짧을수록 좋다.

‘최소의 자본으로 최대의 효율을 거두라.’ 이는 이메일 커뮤니케이션에도 적용됩니다. 연애편지가 아닌 이상, 3줄 안에 주요 내용을 담아라. 가령, '23일 동창회 모임' 등 제목 안에 전체 내용을 요약하는 것도 효율성을 높이는 방법입니다. 일단 상대방이 스크롤을 하지 않도록 하는 것이 좋습니다. 만일 3줄 안에 담지 못할 내용이라면 이메일 보다는 직접 대면 또는 전화로 이야기해야 하는 사안입니다. 바로 2차례 이상 같은 사안으로 이메일이 반복될 경우 토론이 더 적합하다는 증거입니다.

* 아래 이미지는 예전에 활용하던 것이라, 현재 샤우트 서명과 맞지 않네요. *^^*

2)       이메일 히스토리의 활용; 이메일 통해 중요 거래내용 법적 보호

기업 대 기업 간의 공식적인 커뮤니케이션에서도 이메일은 법적 효용성이 인정되고 있습니다. 거래 기업 담당자와 전화나 대화를 통해 나눈 내용은 추후에 발뺌을 해도 손쓸 방법이 없습니다. 하지만 해당 기업과의 주요 커뮤니케이션을 이메일로 진행했다면, 이 내용이 이메일 히스토리로 남아 있기 때문에 증거물로 채택될 수 있습니다. 바로 법적인 보호를 받을 수 있는 것입니다.

첫째로 효과적인 이메일 커뮤니케이션을 위해서는 이메일의 히스토리를 적절히 활용할 필요가 있습다. 메일을 받으면 답장은 해당 메일에 이어서 하는 형태가 좋습니다. 이메일이 기업 커뮤니케이션에 중요한 수단이 되었다고는 하지만, 아직까지 자신이 받은 메일과는 상관없이 새로운 메일을 작성해 답장을 보내는 경우를 종종 볼 수 있습니다. 물론 후자의 방법이 사용자에 따라 더욱 원활한 커뮤니케이션이 될 수도 있습니다.

하지만 최초 메일에 계속해 답장→답장→답장 형태로 이메일 커뮤니케이션을 진행하게 된다면 그 메일 하나만으로 훌륭한 업무 히스토리 문서가 되는 것입니다. 이메일 커뮤니케이션으로 이루어진 프로젝트 중간에 새로운 사람이 관여하게 되는 경우가 있습니다. 그 동안의 업무 히스토리가 기록된 훌륭한 커뮤니케이션 메일이 있다면 프로젝트 진행 과정을 한눈에 쉽게 파악할 수 있을 것입니다. 클릭 한 번만으로 히스토리를 유지하고자 하는 습관이 기업 내에 잘 교육돼 있다면, 결국에는 하나 하나 습관이 모여 기업의 커다란 경쟁력이 될 수 있습니다.

3)       신속한 답장의 습관화 (Jessica 사장님이 가장 중요시하죠 *^^* / 회신 is within 15 minute)

회신은 15분 안에 해라. 당신이 고객사라고 가정하였을 때, 당신이 보낸 메일에 회신조차 없는 무응답이라면 과연 어떤 기분이 들 것 같습니까?

따라서 신속한 답장을 습관화할 필요가 있습니다. 신속한 답장이 어려울 경우 추후 일정을 통보해야 합니다. 이메일 커뮤니케이션에서 중요한 원칙 중 하나는 신속한 회신입니다. 대부분 생각을 정리한 후, 답변해야지 하고 미루다가 시간을 놓치는 경우가 많습니다. 이럴 경우엔 “좀 더 생각을 한 후 OO일까지 답변을 드리겠습니다”라고 추후 약속에 대한 내용을 회신하면 된다. 이때 약속한 날짜는 반드시 지켜야 합니다.

만일 추후에 답장을 해야 하는 메일을 관리하기가 어렵다면, 아웃룩에서 지원하는 여러 가지 기능을 활용하면 편리합다. 가령 읽지 않은 상태로 표시하거나 추가 작업 플래그 기능 등을 사용하는 것을 추천합니다.

▲ 허슬부루쓰 현재 아웃룩 스크린샷: 각 고객사별/프로젝트별 회신 여부 현황과 이메일 히스토리 현황을 한눈에 알 수 있습니다. 가운데 보이는 화면에는 받은편지/보낸편지 구분 없이 해당 프로젝트에 대한 가장 최신의 메일만을 관리하게 되며, 그 이후에 다른 최신 메일이 오면, 가운데에서 관리되던 최신 메일은 해당 프로젝트 폴더로 이동하게 됩니다.

4)       전략적인 이메일 폴더 관리

이메일 폴더 및 백업 관리에도 전략적으로 나설 필요가 있습니다. 이메일은 대개 받은 편지함, 보낸 편지함, 그리고 보낼 편지함으로 구성됩니다. 여기에 사용자 취향에 따라 또 다른 하위 폴더를 만들어 관리하곤 합니다. 사용자마다 취향과 원칙이 있겠지만 여기서 조언하고 싶은 점은 하위 폴더 자체를 프로젝트 별로 구분하라는 것입니다.

아웃룩이 기본적으로 사용자, 메일제목, 날짜, 크기에 따른 정렬 기능을 제공하지만, 프로젝트별로 정렬할 수 있는 인텔리전스 기능은 제공하지 않기 때문입니다. 만일 프로젝트 별로 이메일을 관리한다면 다른 사용자가 그 프로젝트 폴더 안에서 사용자, 메일제목, 날짜, 크기 등 원하는 대로 다양하게 정렬해 찾고자 하는 이메일을 손쉽게 검색할 수 있을 것입니다.

A. 블루코트-구축사례: 현건C&I 폴더를 들어가 보았습니다. ‘받은편지함’ 임에도 불구하고, 보낸 편지까지 폴더 안에 관리되어 있는 것을 알 수 있습니다.

B. 해당 폴더를 ‘보낸 사람’으로 정렬 해 보았습니다. 해당 프로젝트에 대해 누가 언제 가장 마지막으로 메일을 보냈는지 알 수 있습니다.

C. 해당 폴더를 ‘제목’으로 정렬 해 보았습니다. 같은 프로젝트 임에도 불구하고, 이러저러한 이유로 여러가지 제목으로 메일을 주고 받을 수 있습니다. 제목 별 정리를 통해 보다 쉽게 찾고자 하는 메일을 찾으실 수 있습니다.

5)       전략적인 이메일 백업 관리

또 하나 주의해야 할 점은 백업 관리입니다. 하나의 개인 편지함에 저장되는 메일 용량에는 한계가 있습니다. 일반적으로 메일 용량이 가득 차면, 그 시점을 기준으로 백업을 하고 또 다시 새로운 메일함을 구성합니다. 하지만 메일을 백업하기 전에 유념해야 할 점은 사용자가 가장 빈번하게 검색하는 것은 대개 3개월 이내에 작성된 메일이라는 것입니다. 그러므로 백업은 3개월 단위로 하되 가장 최근 3개월의 메일은 항상 편지함에 보유하는 것이 좋습니다.

▲ 이메일 관리 폴더를 만들 때, 위와 같이 3개월 단위가 좋습니다. 수고스럽지만, 메일 백업이 필요한 시점에서의 3개월 전 폴더를 만들어서 최신 3개월 이메일을 제외한 모든 메일을 옮겨놓는 것입니다. 글로 쓰기 좀 복잡하네요. 이와 같은 폴더 관리에 관심이 있으시면, bruce@shoutkorea.com으로 연락주세요.

지금까지 효율적인 이메일 커뮤니케이션을 위한 관리법과 메시지 전략에 대해서 살펴보았습니다. 물론 이메일 커뮤니케이션을 위한 팁들은 이 외에도 무궁무진합니다. 허슬부루쓰가 본 글을 통해 언급한 것들은 꼭 지켜야 하는 에티켓이자 많은 사용자들이 더욱 효율적인 이메일 커뮤니케이션을 위해 채택하고 있는 방법들입니다.

마지막으로 강조하고 싶은 것은 여러 제안들을 자신의 것으로 만들라는 것입니다. ‘구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배’라고 했듯이, 제 아무리 좋은 이메일 커뮤니케이션 방법이라고 해도 자기 것으로 소화하지 못하면 아무 소용이 없기 때문입니다.

이상으로 부족하게 나마 [허슬부루쓰]의 샤우트에서 이메일로 살아남기!!!를 마치고자 했으나… 뭔가 부족해 마지막으로 허슬부루쓰‘s TIP 하나 더 드리고 본 글을 마무리 하겠습니다. 읽어주셔서 감사합니다.

Written by 허슬부루쓰

2009년 첫 휴가 전날

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