Shoutism : '샤우트 커뮤니케이션즈 코리아' 이야기

안녕하세요. 샤우트커뮤니케이션즈 코리아 DPR 팀 손주성 입니다.

한 주의 허리인 수요일 저녁 즈음 되면 몸도 마음도 슬슬 지쳐옴을 느끼게 됩니다.

스트레스를 풀어보고자 각종 모임과 술자리를 갖는 분들도 많으실 텐데요.

하지만 12월 14일, 수요일 저녁 만큼은 꼭 본방 사수하셔야 할 프로그램이 있다는 사실! 살짝 알려드립니다.

바로 KBS 스카우트! 대한민국 특성화 고등학교의 꿈과 희망을 실현 시켜주는 꿈의 기업 프로젝트~

약 630여 개 특성화 고등학교에 맞는 주제를 선정하여 경합을 벌여 최종 1인에게 장학금과 희망기업 입사의 기회를 제공하는 프로그램입니다!

지금까지 뽀로로로 유명한 아이코닉스엔터테인먼트, 하나투어, 패션 그룹 형지 등 유명 기업들이 스카우트를 통해 취업기회를 제공했지요.

뜬금없이 왜 방송이야기냐고요? 12월 14일 수요일,

저희 사장님께서 스카우트에 심사위원으로 출연하신다는 놀라운 소식입니다~!

통합적마케팅커뮤니케이션(IMC)을 추구하는 샤우트 코리아이기에,

역시 소식을 듣고 발빠르게 움직이지 않을 수 없었습니다.. 한걸음에 촬영 현장으로 달려가 보았지요 :)

촬영장소는 KBS 신관 스튜디오 입니다. 덕분에 간만에 여의도 땅을 밟아 봅니다.

어릴 적 방송국 견학 온 이후로 처음 방문하는 KBS, 두리번 두리번 하며 복도를 걷는데…

아… 유이….. 오작교 형제들이 KBS 드라마였던 가요~ 흠흠.. 암튼!

복도 끝 대기실에 살짝 열린 문틈 사이로 사장님을 뵐 수 있었습니다!

아나운서와 방송인들 사이에 계셔도 전혀 어색하지 않은 모습입니다.

대본을 꼼꼼히 챙기시는 모습이 프로페셔널 해 보이시네요.

아직 녹화 전이지만 이미 스튜디오는 촬영 리허설로 한창인 모습입니다.

개인적으로 저 지미짚은 한 대 갖고 싶네요.ㅎ

녹화는 여고생들의 상큼한 캐롤 송으로 시작합니다.

벌써 크리스마스 분위기냐고요? 다 이유가 있습니다.

허준님, 김현욱 아나운서와 이선영 아나운서가 진행을 맡아주셨네요.

이선영 아나운서는 빨간 원피스로 크리스마스 분위기를 내 주시는 센스.

원래 의상이 저 의상이 아니었다는 후문이 있습니다.

오늘의 주제, 크리스마스 고객의 마음을 사로잡는 마케팅 입니다!

동구 마케팅학교에서 본선에 오른 학생들이 각자 준비한 마케팅 전략을 평가 받게 됩니다.

그래서 스튜디오가 온통 성탄절 분위기였군요.^^

아직 고등학생이지만 본선에 올라온 친구들은 역시 모두 상당한 실력자였습니다.

무엇보다 본인의 꿈에 대한 진지한 태도가 상당히 인상적이었는데요.

친구가 발표할 때는 선의의 경쟁자로서 서로 격려하는 모습이 지켜보기에 어찌나 대견스럽던지요.

게다가 본선에 오른 4명의 친구들 모두 예쁘고 귀여웠습니다.

(오해는 마시길.)

본선에 오른 학생들을 누구보다 애정 어린 눈으로 진지하게 심사 중이신 사장님.

하지만 심사평을 하실 땐 정말 날카로우시더군요.

심사위원석 사장님 옆자리에는 최불암 선생님이 함께 해 주셨습니다.

어렸을 적 최불암 시리즈 정말 좋아했는데…. 기념사진도 찰칵!^^

꼼꼼하게 심사중이신 사장님.

아이들의 꿈과 미래에 영향을 미치는 심사이기에 더욱이 신중한 평가를 하시는 듯 했습니다.

그 사이 기념사진을 찍는 본선 진출자들, 무대 밖에서는 천상 여고생들 같은 발랄한 모습이네요~

자, 과연 이 네 명 중 누가 꿈의 기업 롯데 백화점에 입사하는 행운을 얻게 될까요?

결과가 궁금하시다면 7시 30분 KBS1 스카우트를 꼭~ 본방 사수하시기 바랍니다~~^^

이 저작물은 크리에이티브 커먼즈 코리아 저작자표시-비영리 2.0 대한민국 라이선스에 따라 이용하실 수 있습니다.

“커뮤니케이션 전략 컨설팅"
- 도모커뮤니케이션 컨설팅 최윤혁 대표 

안녕하세요. PR3팀의 신혜정입니다. 조금 늦은 감이 있지만 지난 16일, KPRCA에서 주관했던 세미나를 다녀왔습니다. 강의 제목은 ‘커뮤니케이션 전략 컨설팅’이었는데요, 제목에서도 알 수 있듯이, 커뮤니케이션을 통해 전략적으로 컨설팅하는 방법에 대해 배울 수 있었습니다. 조금 더 쉽게 말하면, 상대방을 어떻게 설득할 것인가? 라고 표현할 수 있겠네요^^ 

사실 PR AE는 상당히 많은 자질을 필요로 합니다. 모두가 알고 있겠지만, 톡톡 튀는 참신한 아이디어를 창출해 내는 창의력부터 자신의 의견을 분명하게 전달할 수 있는 프리젠테이션 능력, 실행력, 친화력 등등 PR AE는 어느 한쪽에만 치우치지 않은 다양한 자질을 갖추고 있어야 합니다. 그리고 PR AE에게 필요한 중요한 자질 중 하나가 바로 ‘컨설팅 능력’입니다. AE는 클라이언트에게 적절한 컨설팅을 통해 바른 방향을 제시해 줘야 하며, 대중에게는 클라이언트에 대한 Royalty를 갖도록 설득해야 합니다. 마치 아래 그림과 같은 상황이죠. (그림은 세미나와는 전혀 상관없이 제가 가져온 그림입니다. ㅎㅎ)

그렇다면 과연 어떻게 상대방을 설득할 수 있을까요? 바로 이 질문이 세미나의 핵심 주제였으며, 설득의 단계를 이해하기 쉽도록 아래와 같이 정리해 보았습니다.  

1. 목표 설정

먼저 누군가를 설득하기 위해 가장 먼저 해야 하는 일은 목표를 정하는 것입니다. 사실 우리가 현재 하고 있는 모든 일에서도 가장 먼저 선행되어야 하는 일이지요. ‘나는 왜 상대방을 설득해야 하는가?’, ‘설득을 통해 무엇을 변화 시키고 싶어 하는가?’에 대한 질문에 확실한 답이 정해져야만, 그 과정이 올바르게 진행될 수 있기 때문입니다.

2. 목표 의식 있는 분석

일단 목표가 설정되면, 전략 방향을 잡기 위해 현재의 상황을 정확하게 분석해야 합니다. 상황분석은 그동안 우리가 업무에서 많이 해왔던 일이기 때문에 그다지 별로 대수롭지 않게 생각하는 분들도 분명 계실 것이라 생각합니다. 사실 저도 강의를 들으면서 상황분석이라는 표현이 너무 친숙한 단어라 그다지 새로운 내용이 아니라고 여겼는데요, 여기에 중요한 포인트가 있습니다.

바로 ‘목표 의식 있는’ 분석을 해야 한다는 것입니다. 상황분석을 하다 보면 분석하는 그 자체에만 몰입하여 정작 내가 무엇을 위해 분석 작업을 하고 있는 것인지를 잊는 경우가 종종 발생한다고 합니다. 분석을 하는 이유는 어디까지나 설정한 목표를 이루기 위해 어떤 전략을 수립해야 하는지 방향을 정하기 위한 것이므로, 항상 이를 염두에 두고 분석 작업을 실시해야 한다는 것입니다.

그렇다면 과연 상황분석은 어떻게 하는 것이 좋을까요? 아래와 같이 크게 3가지로 나눌 수 있었습니다.

1)     百聞不如一見 (백문이 불여일견)

: 컴퓨터를 붙잡고 3박 4일 분석만 한다 해도, 한 번 직접 부딪혀 실제로 보고 아는 것만큼 많이 알 수는 없다. 누군가를 설득해야 한다면 우선 그 사람을 만나야 한다.  

2)     Kookio Yome! (분위기를 파악해!)

: 설득해야 하는 사람을 직접 만났다면 우선 설득에 앞서 그 사람의 공기를 읽어야 한다. 이 사람은 어떤 사람인지, 지금 현재의 분위기가 어떤지를 먼저 파악하여 상황에 맞는 설득을 해야 한다.

3)     논개와 황진이 예시 (분석은 짧고 명쾌하게!)

: 논개가 황진이에게 보낸 편지.

 “나는 어제 네가 우리 집에서 꼬리를 흔들며 너를 반기는 우리 집 강아지가 못 생겼다면서 발로 차는 모습을 봤어. 어떻게 나한테 대 놓고 우리 집 강아지가 못 생겼다고 말할 수 있니? 이제 다시는 우리 집에 놀러 오지마” (X)  → “나는 우리 집 강아지를 미워하는 너가 싫어” (O)

3. 해석력 / Insight

조사보다 중요한 것은 바로 ‘해석’입니다. ‘내가 무엇을 조사 했는가’가 아니라 ‘내가 분석한 상황에서 어떠한 ‘Insight’를 도출해 냈는가’가 더 중요하다는 뜻입니다. 샤우트 인이라면 Insight가 얼마나 중요한지 다들 알고 계시죠? ^^ 우리가 항상 강조해 왔던 바로 그 단어 입니다. 하지만 Insight는 단기간에 형성되지 않기 때문에, 결국 이를 위해서 다양한 경험을 쌓고 입체적인 사고를 하기 위해 부단히 노력해야 할 것입니다. 남들보다 한 단계 높은 Insight를 발휘하기 위해서는 당연히 더 많은 노력이 필요하겠죠? ^^

4. Visible Credibility

이전에는 PR은 ‘Readable’, 광고는 ‘Visible’로 구분 되었지만, 이제는 PR에서도 Visible이 중요한 시대가 되었습니다. 누군가를 설득하기 위해서는 본질인 메시지도 중요하지만, 눈에 보여지는 시각적인 부분도 절대 무시할 수 없다는 것입니다. 이처럼 시각적인 부분이 점차 중요해 지고 있기 때문에, PR에서도 Creative가 절대적으로 필요하게 되었습니다. 남들과 다른 차별화된 이미지를 통해 상대방이 우리의 이야기에 보다 큰 신뢰를 가질 수 있도록 만들어야 한다는 것입니다.

5. Target 분석

이제 본격적인 설득 메시지를 전달하기에 앞서 먼저 타겟을 분석해야 합니다. 정확하고 세분화된 타겟 분석을 통해 타겟에 맞는 메시지 전략이 준비 될 수 있기 때문입니다. 불특정 대중을 상대로 할 경우, 메시지의 요점이 애매모호해 질 수 있으며, 이는 결국 대중을 설득하는데 큰 장애물이 될 것입니다. 때문에 타겟 분석은 설득에 있어 가장 기본적이면서도 매우 중요한 부분이라 할 수 있습니다.

6. 포지셔닝 (타겟 대상과 우리의 포지셔닝)

-      메시지 전략

메시지 전략의 핵심은 기업이 추구하는 메시지와 실제 사람들이 생각하는 이미지의 괴리감을 아는 것입니다. 이 부분이 먼저 설명되면, 왜 우리의 고객들이 No를 외치는가에 대한 이유도 쉽게 도출해 낼 수 있습니다. 이유를 알게 되면 어떤 메시지로 설득을 해야 하는지에 대한 해답도 쉽게 찾을 수 있겠죠?

한 예로, 원자력을 들 수 있습니다. 기업은 ‘원자력은 안전하다’는 메시지를 계속해서 대중에서 전달하고 있습니다. 하지만 실제로 대중은 원자력이 안전하지 않다고 생각하고 있습니다. 이러한 상황에서 기업이 계속해서 자신들이 추구하는 메시지만을 일방적으로 전달한다면, 원자력에 대한 거부감만 더 커질 뿐입니다. 실제로 사람들은 원자력으로 피해를 입은 상황을 언론을 통해 혹은 실제로 목격해 왔기 때문이죠. 이러한 상황에서 사람들의 마음을 돌릴 수 있는 효과적인 메시지를 전달하기 위해 메시지를 아래와 같이 바꿔 보았습니다.

“원자력은 안전하다” → “원자력은 안전하게 관리 되어야 한다”

아마도 후자의 부분이 실제 사람들이 생각하는 메시지에 가까울 것이며, 이를 통해 설득이 보다 쉬워 질 수 있을 것입니다. 때문에 우리는 늘 기업의 입장이 아닌, 소비자의 관점에서 어떤 메시지가 전달되어야 하는가를 늘 고민해야 합니다.

이상으로 ‘커뮤니케이션 전략 컨설팅’ 세미나 후기를 마치려고 합니다. 세미나를 들으면서 전문적인 PR AE가 되기 위해서는 정말 다양한 분야의 전문가가 되어야 한다는 생각이 들었습니다. 다양한 분야의 전문가가 되기 위해서는 남들이 경험해 보지 못하는 분야도 직접 부딪혀 경험해 봐야 하고, 남들보다 더 많이 읽고 더 많이 보고 더 많이 움직여야겠지요? ㅎㅎ 샤우트인 여러분, 모두모두 PR 전문가가 되기 위해 오늘도 화이팅 입니다!! ^^  

이 저작물은 크리에이티브 커먼즈 코리아 저작자표시-비영리 2.0 대한민국 라이선스에 따라 이용하실 수 있습니다.

아~ 아~~ 으악새 슬피우니~ 가을~인가요~~♬

다들 여러번 들어보셨던 노래일텐데요... 이 노래에서 그동안 몰랐던 새로운 사실이 하나 있습니다!!!  두둥~!

그건 바로 이 노래에 나오는 '으악새'는 새가 아니라고 합니다! -_-;;

그럼 으악새가 새가 아니고 무엇이냐!! 바로 억새라고 합니다!! 억새가 늦 가을 바람에 흔들리며 사각사각 거리는 소리를 빗대어 표현한 거라고 하더군요... ^^;;

갑자기 왠 으악새 타령이냐구요? 바로 지난주에 다녀온 포천 명성산이 억새로 엄~~~청~!! 유명한 산이기 때문이죠~! ㅎㅎ

포천으로 캠핑을 가기전 캠핑 둘째날 어느산에 오를까 하고 찾아보니 명성산이 때마침 억새가 한창일 때라고 하더라구요...
(우리가 캠핑을 가기 1주전에 억새꽃축제가 열렸었다고 합니다. )

산을 좋아하시는 지인분께 여쭤봐도 포천하면 명성산이 강추다!! 라고 해서 다른 산은 알아볼것 없이 명성산으로 정하고 산에 올랐습니다. 산 정상에 올라 억새군락지를 보고 있자니.. 정말 '명불허전'이더군요... 빛을받아 은빛을 반짝거리며 흔들거리는 억새의 모습이 장관이였습니다.

다들 아시겠지만.. 이번 산행은 산악회에서 오랜만에 오른 산이였습니다.... 그동안 산행 일정만 잡으면 비가오는 바람에 산행이 계속 취소되어 오다가 사장님께서 준비하신 단체 캠핑에 산행을 끼워넣으면서 산악회의 활동이 제기 되었습니다! ^^

한간에는 산악회 회장이 게을러 졌다...  주간예보를 미리 보고 비가 오는 날에만 산행 스케쥴을 잡았다는 악성루머가 있기도 했지만.. 절대! 사실이 아닙니다!!

산에 오르기 시작하자.. 오랜만에 산행이라며 즐거운 듯 산을 뛰어올라가던 산악회 행동대장 박용선 총무입니다. 

이날 역시 발군의 산행 실력을 뽐내며 산을 이리저리 뛰어 다녔습니다. 산행을 마치고 점심으로 산채비빔밥을 먹을때 같은 자리에 앉았던 남자 사우들이 다리가저리다, 후들거린다 라고 할때 '아~ 개운하다'라고 외치며 남자 사우들의 기를 죽이기도 했습니다. -_-

신이사님이 AE는 체력이 좋아야 한다며 군장(?)을 짋어지고 올라가라는 한마디에 아무 불평없이 군장을 메고간 상호씨.. 사진에는 없지만 군장을 메고 올라가야 하는 부담감에 비상식량(치토스)을 손에 꼭 쥐고 정상까지 올라가는 모습이 꽤 인상적 이였습니다.

캠핑을 가기로 한 주초에 갑자기 날이 추워져 걱정이 많았지만.. 막상 캠핑 당일과 산에 오르던 날에는 날씨가 화창하고 따뜻했습니다. 가을에는 역시 하늘이 맑아 산에 오르기 더할나위 없이 좋은듯 합니다.

명성산에도 알록달록 단풍이 예쁘게 물들어 있더군요~

산행을 다녀온 후 월요일에 뉴스를보니 명성산 정상에서 불이나는 바람에 정상 부근 임야 4ha(1만2천평)가량이 불에 타버렸다고 하는 안타까운 소식이 들리기도 했습니다. 다행히 인명피해는 없었다고 하는데요... 정상에서 불이 난 것을 보니 누군가가 던진 담배꽁초 때문이 아니였을까 하는 생각이 들기도 합니다. 산에서는 금연인데 말이죠...

아무튼...  1박의 캠핑과 함께 다녀온 명성산~! 모두에게 좋은 추억이 되었으면 합니다~!

P.S - 사진을 올리다 보니 몇몇 사람들만 중심으로 찍은 듯 해서 아쉽습니다. 다음부터는 골고루 사진을 찍을수 있도록 부지런히 돌아 다녀야 겠습니다. ^^;;

이 저작물은 크리에이티브 커먼즈 코리아 저작자표시-비영리 2.0 대한민국 라이선스에 따라 이용하실 수 있습니다.

저흰 맥주회사가 아닙니다.

그렇다고 주당들만 모인 회사도 아닙니다.

헌데 추석 연휴를 앞둔 금요일 끝자락에 유쾌한 맥주파티가 샤우트코리아 대회의실에서 펼쳐졌습니다.

사연은 이러합니다.

김혜영 이사 왈, “심 과장, 잠깐 나 좀 봐…”

“헉.. 내가 또 무슨 짓을 한 건가? “ 갑작스런 호출에 걱정이 앞선 심 과장. 머리 하나가 더 큰 김 이사님을 쫄래쫄래 따라갑니다.

한 평 남짓한 밀실에서 심과장과 마주앉은 김 이사님. “야~ 우리 맥주 한잔 하려고 하는데 조인할거야?”

“휴~ 별게 아니구나”라며 속으로나마 안도한 심 과장, “사무실에서요?”

김 이사, “응. 근데 맥주 냄새가 날려나?”

이때 자신도 모르게 용기 백배한 심 과장, “그냥 사장님께 말씀 드려서 전 직원이 마시면 어때요?”

김이사, “오키도키, 잠깐 기다려봐…”

5분 경과 후…

MSN 메신저로 메시지 보내는 김 이사님,

[김이사]  ㅎㅎ 심과장 덕택에 전사 맥주파티 ㅋ 외려 사장님이 더 신나 하시네

[심과장]  완전 쿨한 회사

[김이사]  송이사님한테 욕 푸지게 먹었어

[심과장]  왜요?

[김이사]  그쪽에 일준거나 마찬가지라 미안하지 ㅠㅠ

[심과장]  그래도 직원들은 무지 좋아할 것 같은데요 

[김이사]  그래도 송이사만 싫어하고 김대리도 좋아하던대 ㅋㅋ

송이사는.. 딱 한 캔씩만 사오라고 강조했어

그랬더니 김계령 대리가.. 350미리요? 500미리요? ㅋㅋ

[심과장]  역쉬 멋진 김계령 ㅋㅋ

그리고 5분 뒤 날라든 송 이사님 이메일,

오늘이 추석 인사를 나눌 수 있는 마지막 날이 될 수 있을 것 같아서

간단하게 맥주 한잔 하실 수 있는 시간을 마련하였습니다.

오후 5시에 대회의실에 간단히 맥주와 안주를 마련할 예정이오니

각자 자유롭게 이용하시면서 직원 서로간에 인사하시기 바랍니다.

이리 하야, 듣도보도못한 근무시간 중 전직원 맥주파티가 열렸습니다.

이날 샤우트 식구들은 생각지도 못했던 업무시간 중 ‘딴짓’으로 한껏 웃고 떠들며 즐거운 시간을 보냈습니다.

이 저작물은 크리에이티브 커먼즈 코리아 저작자표시-비영리 2.0 대한민국 라이선스에 따라 이용하실 수 있습니다.

 # 원래 본 글은 지난 2007년 어느 날, 불현듯 샤우트 코리아 자체 홍보가 필요하다는 생각에 샤우트의 강점(?)인 이메일 커뮤니케이션을 주제로 하여 Economic Review에 Jessica 사장님 기명기고로 사용한 글입니다.

Economic Review

Management |능력 있는 CEO의 이메일 경영법

http://news.naver.com/main/read.nhn?mode=LSD&mid=sec&sid1=101&oid=093&aid=0000005570

똑 같은 이메일 커뮤니케이션이란 주제를 다루고 있긴 하지만, 위 CEO들을 대상으로 한 이메일 커뮤니케이션 글을, 2009년 기축년 새해를 맞이하여 [허슬부루쓰]의 샤우트에서 이메일로 살아남기!!!란 주제로 재탄생 시키고자 합니다.

안녕하세요^^

이메일 서바이벌 허슬부루쓰입니다.

100번 강조해도 모자람이 없지만, SHOUT에서 살아남기 위해서는 무엇보다 먼저 이메일 커뮤니케이션의 강자가 되어야 합니다. 저를 비롯해서 SHOUT에 입사하면, 가장 먼저 하는 것이 이메일 세팅, 이메일 작성법, 이메일 관리법, 이메일 커뮤니케이션 등등 Email World 속에서는 배울 것이 한두 가지가 아닙니다. 아마 당신이 대면 커뮤니케이션에 익숙한 조직에 있다가, SHOUT에 합류하면서 “이거 이메일이야? 메신저야?”라며 당황했을지도 모릅니다. 특히 대부분의 국내 기업들은 글로벌 기업과 달리 이메일 보다는 전화나 말 등과 같은 1차원적인 커뮤니케이션 수단에 익숙하기에 이메일 커뮤니케이션에 서투른 경우가 많습니다.

아직도 이메일 전쟁 속에서 생존(?) 중인 허슬부루쓰 만의 노하우 전격 공개… 라고 하긴 뭐하지만, 그나마 아직까지 이메일 전쟁 속에서 살아 있는 것 보면, 나름대로 노하우가 있지 않을까 싶네요. 시작하기에 앞서, 먼저 이메일 커뮤니케이션/관리에 정답은 없습니다. 당신의 스타일을 반영한 이메일 커뮤니케이션/관리(물론, SHOUT 이메일 커뮤니케이션 양식에서 벗어나지 않는 ^^;)가 가장 최고의 효율적인 방법임을 명심하시기 바랍니다.

이메일 커뮤니케이션/관리

SHOUT의 공식 이메일 국영문 작성법에 대해서는 모두 익히 아시는 바, 바로 전략적인 이메일 커뮤니케이션 방법에 대해서 설명 드리겠습니다.

1)       이메일, 짧을수록 좋다.

‘최소의 자본으로 최대의 효율을 거두라.’ 이는 이메일 커뮤니케이션에도 적용됩니다. 연애편지가 아닌 이상, 3줄 안에 주요 내용을 담아라. 가령, '23일 동창회 모임' 등 제목 안에 전체 내용을 요약하는 것도 효율성을 높이는 방법입니다. 일단 상대방이 스크롤을 하지 않도록 하는 것이 좋습니다. 만일 3줄 안에 담지 못할 내용이라면 이메일 보다는 직접 대면 또는 전화로 이야기해야 하는 사안입니다. 바로 2차례 이상 같은 사안으로 이메일이 반복될 경우 토론이 더 적합하다는 증거입니다.

* 아래 이미지는 예전에 활용하던 것이라, 현재 샤우트 서명과 맞지 않네요. *^^*

2)       이메일 히스토리의 활용; 이메일 통해 중요 거래내용 법적 보호

기업 대 기업 간의 공식적인 커뮤니케이션에서도 이메일은 법적 효용성이 인정되고 있습니다. 거래 기업 담당자와 전화나 대화를 통해 나눈 내용은 추후에 발뺌을 해도 손쓸 방법이 없습니다. 하지만 해당 기업과의 주요 커뮤니케이션을 이메일로 진행했다면, 이 내용이 이메일 히스토리로 남아 있기 때문에 증거물로 채택될 수 있습니다. 바로 법적인 보호를 받을 수 있는 것입니다.

첫째로 효과적인 이메일 커뮤니케이션을 위해서는 이메일의 히스토리를 적절히 활용할 필요가 있습다. 메일을 받으면 답장은 해당 메일에 이어서 하는 형태가 좋습니다. 이메일이 기업 커뮤니케이션에 중요한 수단이 되었다고는 하지만, 아직까지 자신이 받은 메일과는 상관없이 새로운 메일을 작성해 답장을 보내는 경우를 종종 볼 수 있습니다. 물론 후자의 방법이 사용자에 따라 더욱 원활한 커뮤니케이션이 될 수도 있습니다.

하지만 최초 메일에 계속해 답장→답장→답장 형태로 이메일 커뮤니케이션을 진행하게 된다면 그 메일 하나만으로 훌륭한 업무 히스토리 문서가 되는 것입니다. 이메일 커뮤니케이션으로 이루어진 프로젝트 중간에 새로운 사람이 관여하게 되는 경우가 있습니다. 그 동안의 업무 히스토리가 기록된 훌륭한 커뮤니케이션 메일이 있다면 프로젝트 진행 과정을 한눈에 쉽게 파악할 수 있을 것입니다. 클릭 한 번만으로 히스토리를 유지하고자 하는 습관이 기업 내에 잘 교육돼 있다면, 결국에는 하나 하나 습관이 모여 기업의 커다란 경쟁력이 될 수 있습니다.

3)       신속한 답장의 습관화 (Jessica 사장님이 가장 중요시하죠 *^^* / 회신 is within 15 minute)

회신은 15분 안에 해라. 당신이 고객사라고 가정하였을 때, 당신이 보낸 메일에 회신조차 없는 무응답이라면 과연 어떤 기분이 들 것 같습니까?

따라서 신속한 답장을 습관화할 필요가 있습니다. 신속한 답장이 어려울 경우 추후 일정을 통보해야 합니다. 이메일 커뮤니케이션에서 중요한 원칙 중 하나는 신속한 회신입니다. 대부분 생각을 정리한 후, 답변해야지 하고 미루다가 시간을 놓치는 경우가 많습니다. 이럴 경우엔 “좀 더 생각을 한 후 OO일까지 답변을 드리겠습니다”라고 추후 약속에 대한 내용을 회신하면 된다. 이때 약속한 날짜는 반드시 지켜야 합니다.

만일 추후에 답장을 해야 하는 메일을 관리하기가 어렵다면, 아웃룩에서 지원하는 여러 가지 기능을 활용하면 편리합다. 가령 읽지 않은 상태로 표시하거나 추가 작업 플래그 기능 등을 사용하는 것을 추천합니다.

▲ 허슬부루쓰 현재 아웃룩 스크린샷: 각 고객사별/프로젝트별 회신 여부 현황과 이메일 히스토리 현황을 한눈에 알 수 있습니다. 가운데 보이는 화면에는 받은편지/보낸편지 구분 없이 해당 프로젝트에 대한 가장 최신의 메일만을 관리하게 되며, 그 이후에 다른 최신 메일이 오면, 가운데에서 관리되던 최신 메일은 해당 프로젝트 폴더로 이동하게 됩니다.

4)       전략적인 이메일 폴더 관리

이메일 폴더 및 백업 관리에도 전략적으로 나설 필요가 있습니다. 이메일은 대개 받은 편지함, 보낸 편지함, 그리고 보낼 편지함으로 구성됩니다. 여기에 사용자 취향에 따라 또 다른 하위 폴더를 만들어 관리하곤 합니다. 사용자마다 취향과 원칙이 있겠지만 여기서 조언하고 싶은 점은 하위 폴더 자체를 프로젝트 별로 구분하라는 것입니다.

아웃룩이 기본적으로 사용자, 메일제목, 날짜, 크기에 따른 정렬 기능을 제공하지만, 프로젝트별로 정렬할 수 있는 인텔리전스 기능은 제공하지 않기 때문입니다. 만일 프로젝트 별로 이메일을 관리한다면 다른 사용자가 그 프로젝트 폴더 안에서 사용자, 메일제목, 날짜, 크기 등 원하는 대로 다양하게 정렬해 찾고자 하는 이메일을 손쉽게 검색할 수 있을 것입니다.

A. 블루코트-구축사례: 현건C&I 폴더를 들어가 보았습니다. ‘받은편지함’ 임에도 불구하고, 보낸 편지까지 폴더 안에 관리되어 있는 것을 알 수 있습니다.

B. 해당 폴더를 ‘보낸 사람’으로 정렬 해 보았습니다. 해당 프로젝트에 대해 누가 언제 가장 마지막으로 메일을 보냈는지 알 수 있습니다.

C. 해당 폴더를 ‘제목’으로 정렬 해 보았습니다. 같은 프로젝트 임에도 불구하고, 이러저러한 이유로 여러가지 제목으로 메일을 주고 받을 수 있습니다. 제목 별 정리를 통해 보다 쉽게 찾고자 하는 메일을 찾으실 수 있습니다.

5)       전략적인 이메일 백업 관리

또 하나 주의해야 할 점은 백업 관리입니다. 하나의 개인 편지함에 저장되는 메일 용량에는 한계가 있습니다. 일반적으로 메일 용량이 가득 차면, 그 시점을 기준으로 백업을 하고 또 다시 새로운 메일함을 구성합니다. 하지만 메일을 백업하기 전에 유념해야 할 점은 사용자가 가장 빈번하게 검색하는 것은 대개 3개월 이내에 작성된 메일이라는 것입니다. 그러므로 백업은 3개월 단위로 하되 가장 최근 3개월의 메일은 항상 편지함에 보유하는 것이 좋습니다.

▲ 이메일 관리 폴더를 만들 때, 위와 같이 3개월 단위가 좋습니다. 수고스럽지만, 메일 백업이 필요한 시점에서의 3개월 전 폴더를 만들어서 최신 3개월 이메일을 제외한 모든 메일을 옮겨놓는 것입니다. 글로 쓰기 좀 복잡하네요. 이와 같은 폴더 관리에 관심이 있으시면, bruce@shoutkorea.com으로 연락주세요.

지금까지 효율적인 이메일 커뮤니케이션을 위한 관리법과 메시지 전략에 대해서 살펴보았습니다. 물론 이메일 커뮤니케이션을 위한 팁들은 이 외에도 무궁무진합니다. 허슬부루쓰가 본 글을 통해 언급한 것들은 꼭 지켜야 하는 에티켓이자 많은 사용자들이 더욱 효율적인 이메일 커뮤니케이션을 위해 채택하고 있는 방법들입니다.

마지막으로 강조하고 싶은 것은 여러 제안들을 자신의 것으로 만들라는 것입니다. ‘구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배’라고 했듯이, 제 아무리 좋은 이메일 커뮤니케이션 방법이라고 해도 자기 것으로 소화하지 못하면 아무 소용이 없기 때문입니다.

이상으로 부족하게 나마 [허슬부루쓰]의 샤우트에서 이메일로 살아남기!!!를 마치고자 했으나… 뭔가 부족해 마지막으로 허슬부루쓰‘s TIP 하나 더 드리고 본 글을 마무리 하겠습니다. 읽어주셔서 감사합니다.

Written by 허슬부루쓰

2009년 첫 휴가 전날

이 저작물은 크리에이티브 커먼즈 코리아 저작자표시-비영리 2.0 대한민국 라이선스에 따라 이용하실 수 있습니다.